Tiêu chuẩn đánh giá công việc nhân viên văn thư lưu trữ thư là gì?

Tiêu chuẩn đánh giá công việc văn thư lưu trữ? Đa số doanh nghiệp nào cũng cần bộ phận hành chính văn thư để phục vụ cho công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ giấy tờ phục vụ cho công việc, nhất là đối với các cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, vì chưa hiểu rõ tính chất công việc nên còn khá nhiều người cho rằng công việc này rất đơn giản và không cần đến nghiệp vụ chuyên môn.

Công việc của nhân viên văn thư lưu trữ là gì?

Trong các công ty, doanh nghiệp, đặc biệt là các cơ quan nhà nước, văn thư hành chính là bộ phận phụ trách việc quản lý, lưu trữ văn thư đi và đến của đơn vị, tiếp nhận thư từ, xử lý hồ sơ giấy tờ cũng như thực hiện một số nhiệm vụ khác liên quan đến công tác hành chính trong đơn vị. Nhân viên văn thư hành chính sẽ thực hiện những công việc trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của mình thuộc bộ phận hành chính văn thư tùy theo đặc trưng và mô hình tổ chức của mỗi doanh nghiệp. Họ chính là những nhân viên thực hiện các công việc hành chính văn phòng nói chung tuỳ theo sự phân công công việc của mỗi đơn vị.

Có thể khi nghe đến chức danh công việc nhân viên văn thư, mọi người thường nghĩ rằng đây chỉ là một công việc bàn giấy đơn giản, không có gì vất vả, chỉ làm việc với những sổ sách giấy tờ.

Tuy nhiên, với sự phát triển về kinh tế và đa dạng các loại hình dịch vụ hiện nay, để thực hiện tốt nhiệm vụ lưu trữ, phân loại và quản lý các loại hồ sơ, giấy tờ, sổ sách nhằm phục vụ hiệu quả cho các công việc của doanh nghiệp, công ty thì nhân viên văn thư cần có chuyên môn và những kỹ năng cần thiết cho công việc.

Công tác văn thư lưu trữ có vai trò quan trọng trong các tổ chức, doanh nghiệp, Nhà nước. Bất cứ doanh nghiệp hay công ty, tổ chức đoàn thể hay Nhà nước nào, cũng đều cần các văn bản và tài liệu để có thể quyết định các chính sách, chủ trương và luôn sử dụng đến các giấy tờ, công văn.

Thông qua công tác này, mọi người phổ biến các văn bản, chính sách hay công văn dễ dàng hơn. Từ đó, các quá trình sẽ dễ dàng liên hệ, trao đổi dễ dàng hơn.

8 Tiêu chuẩn đánh giá công việc của văn thư lưu trữ

1.Tiếp nhận công văn đến / đi đầy đủ, chính xác

2.Tổng hợp thông tin lưu trữ đầy đủ nội dung trên phần mềm quản lý nội bộ

3.Thực hiện đúng quy trình lưu trữ bảo mật, an toàn, khoa học

4.Quản lý con dấu, đóng công văn theo đúng trình tự quy định

5.Quản lý hiệu quả thông tin khách đến theo lịch hẹn,tổ chức đón tiếp chuyên nghiệp

6.Tham gia đầy đủ các khóa huấn luyện về nghiệp vụ văn thư lưu trữ, an toàn lao động, vệ sinh lao động…

7.Phối hợp linh hoạt, chuyên nghiệp với các phòng ban chuyên môn khác

8.Thực hiện đầy đủ các báo cáo, cung cấp thông tin chuẩn xác theo đúng tình hình thực tế…

Yếu tố để tuyển dụng nhân viên văn thư lưu trữ

+Trình độ chuyên môn :Tốt nghiệp trung cấp trở lên chuyên ngành văn thư, lưu trữ, lưu trữ học hoặc ngành liên quan

+Có chứng chỉ văn thư lưu trữ nếu học khác ngành

+Kinh nghiệm làm việc : 0 - 1 năm, ưu tiên làm cùng ngành nghề

+Trình độ tin học : Thành thạo tin học văn phòng

+Có kiến thức về phần mềm quản lý văn thư lưu trữ

+Trình độ ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp cơ bản trở lên, ưu tiên biết thêm ngoại ngữ khác

+Kỹ năng :

+Kỹ năng sắp xếp, quản lý công việc khoa học

Khả năng giao tiếp, thuyết trình tốt

Chủ động, linh hoạt xử lý vấn đề

Cẩn thận, tỉ mỉ, chịu được áp lực công việc

Kỷ luật, tuân thủ quy định lưu trữ bảo mật

Tuy không phải là ngành quá “khát” nhân lực, nhưng hành chính văn phòng vẫn là bộ phận không thể thiếu mà công ty, tổ chức nào cũng cần đến. Vì vậy, cơ hội làm việc trong ngành cũng rất rộng mở. Sinh viên các ngành hành chính văn thư, Khoa học thông tin hay các ngành liên quan sau khi tốt nghiệp có thể làm thư ký, trợ lý cho các lãnh đạo doanh nghiệp, làm việc tại các phòng ban chức năng ở doanh nghiệp hoặc các trung tâm lưu trữ dữ liệu.

Xem thêm : >> Học văn thư lưu trữ có phải ngành học dễ nhất?

Tổng hợp