Nghiệp vụ văn thư lưu trữ và hành chính văn phòng là cần trang bị những gì ?

Ngành hành chính văn phòng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong sự phát triển của các doanh nghiệp lớn nhỏ trên cả nước. Bất cứ cơ quan, đơn vị nào cũng cần đến. Cơ hội cho ngành nghề này mở rộng hơn nhưng đi kèm đó cũng chính là những thách thức cho những ai đang muốn gắn bó với nghề nghiệp này. Nghiệp vụ văn thư lưu trữ và hành chính văn phòng cần trang bị những gì?  

Nghiệp vụ cần có đối với nghề

Đặc thù nghề nghiệp ngành hành chính văn thư lưu trữ và hành chính văn phòng, các tiêu chí, yêu cầu về phẩm chất, trình độ và kỹ năng của cán bộ công tác trong lĩnh vực này.

Kỹ năng giao tiếp và ứng xử

Các nguyên tắc cơ bản trong giao tiếp. Kỹ thuật chủ chốt dùng trong giao tiếp. Cách tạo môi trường giao tiếp, tạo uy tín trong giao tiếp. Các kiểu người thường gặp trong giao tiếp và cách ứng xử. Các quy tắc xử sự cần phải tuân thủ (Ứng xử với lãnh đạo, với cấp trên, cấp dưới và với đồng nghiệp).

Kỹ năng soạn thảo, ban hành các loại văn bản trong cơ quan, doanh nghiệp

1. Tổng quan về hệ thống văn bản trong cơ quan, doanh nghiệp. Hệ thống các quy định pháp luật hiện hành hướng dẫn soạn thảo, ban hành văn bản.

2. Kỹ thuật soạn thảo, ban hành văn bản

Các bước của quy trình ban hành văn bản. Kỹ thuật soạn thảo và thể thức ban hành, trình bày các văn bản quản lý: Quyết định, Quy chế, Công văn, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình, Biên bản, Đề án, Kế hoạch, Chương trình, các loại giấy (Giấy Giới thiệu, Đi đường, Phiếu chuyển, Thư công tác). Tiêu chuẩn Việt Nam về thể thức văn bản.

Xây dựng bộ mẫu các văn bản của mỗi cơ quan, doanh nghiệp (có học viên tham gia khoá học) theo tiêu chuẩn quốc gia (Học viên và giảng viên cùng tham gia góp ý, xây dựng).

3. Thẩm định, kiểm tra và đánh giá các loại văn bản

Nội dung thẩm định, tiêu chí thẩm định, tính hợp hiến, hợp pháp, tính thống nhất, đồng bộ, tính khả thi của văn bản; Ngôn ngữ, kỹ thuật ban hành văn bản, thể thức văn bản, trình tự, thủ tục ban hành; Thẩm quyền xử lý văn bản; Quy trình thẩm định, kiểm tra, đánh giá văn bản.

Kỹ năng soạn thảo thư tín giao dịch công việc và thương mại

Cấu trúc và cách trình bày. Một số quy tắc cần tuân thủ. Các biện pháp kỹ thuật trong soạn thảo thư từ giao dịch và thương mại. Giới thiệu và phân tích một số mẫu thư tín hay dùng trong giao dịch và thương mại.

Công tác Văn thư và lưu trữ

Các văn bản chỉ đạo công tác văn thư và lưu trữ:

+Nghiệp vụ Văn thư: Tổ chức, giải quyết văn bản đến, văn bản đi, văn bản mật, giải quyết văn bản nội bộ, quản lý và sử dụng con dấu.

+Nghiệp vụ Lưu trữ: Vai trò và tầm quan trọng của công tác lưu trữ; Tổ chức quản lý khoa học tài liệu của cơ quan, doanh nghiệp; Quy trình lưu trữ: thu thập, quản lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu, tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; Sắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ; Khai thác, sử dụng tài liệu.

Lập và quản lý hồ sơ

Quy trình và phương pháp lập hồ sơ công văn lưu, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc. Trình tự lập các loại hồ sơ công việc: hồ sơ theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch, hồ sơ về tổ chức cán bộ, về quản lý tài chính, về quản lý máy móc, thiết bị, về quản lý xây dựng cơ bản, về quản lý sản xuất, về quản lý kinh doanh, về theo dõi chăm sóc khách hàng, về khoa học kỹ thuật công nghệ; Hồ sơ về an toàn lao động; Nhóm hồ sơ về quản lý các dự án đầu tư, hồ sơ hoàn công công trình xây dựng; Các biện pháp quản lý hồ sơ, lập quy trình quản lý và khai thác thông tin nội bộ.

Các kỹ năng mềm cần có nghề hành chính văn phòng

Để làm tốt được một trong những công việc trên, bạn cần có những phẩm chất và trang bị cho mình một số kỹ năng sau:

Hiểu biết về chức năng, nhiệm vụ, của cơ quan, và văn phòng/ phòng hành chính của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mà mình phục vụ.

Có khả năng tổ chức, điều hành, quản lý hoạt động của bộ phận văn phòng/ phòng hành chính của cơ quan, tổ chức doanh nghiệp

Có tính quyết đoán, dám chịu trách nhiệm, quảng giao và nhạy bén, linh hoạt và năng động.

Thành thạo các kỹ năng, nghiệp vụ hành chính - văn phòng. Sử dụng thành thạo các trang thiết bị văn phòng.

Quảng giao, cởi mở; Cẩn thận chu đáo và bảo mật; Năng động và linh hoạt.

Các bạn được đào tạo ngành hành chính văn phòng khi được đào tạo sẽ có nền tảng kiến thức vững vàng để chuẩn bị cho hành trang tìm kiếm việc làm sau khi tốt nghiệp. Trên đây là thông tin các trường đại học có ngành hành chính văn phòng giúp các bạn dễ dàng tìm kiếm cho mình cơ hội được đào tạo để dễ dàng xin việc đối với ngành này.

Xem thêm : >> Tiêu chuẩn đánh giá công việc nhân viên văn thư lưu trữ

Tổng hợp